Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung. Betriebliche Besonderheiten und aktuelle gesetzliche Vorgaben sollten im Einzelfall fachlich geprüft werden.

Das EuGH-Urteil 2019: Der Anfang der Pflicht

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) in einem wegweisenden Urteil (Az. C-55/18, Federación de Servicios de Comisiones Obreras gegen Deutsche Bank) entschieden, dass Arbeitgeber in der EU verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.

Das Gericht stellte fest: Ohne ein solches System ist es für Arbeitnehmer und Gewerkschaften faktisch unmöglich, die Einhaltung der Arbeitszeitrichtlinie zu kontrollieren – und für Arbeitgeber, sich bei Streitigkeiten zu verteidigen.

Der BAG-Beschluss 2022: Verbindlich in Deutschland

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) die EuGH-Vorgabe für Deutschland bestätigt und konkretisiert:

„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann."

Das BAG leitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG eine bereits bestehende Pflicht ab, ein System zur Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Die konkrete Ausgestaltung kann je nach Betrieb und Beschäftigtengruppe unterschiedlich sein.

Was gilt als zulässige Zeiterfassung?

Die Erfassung muss laut EuGH und BAG drei Anforderungen erfüllen:

  • Objektiv - Arbeitszeiten werden nach einheitlichen Regeln erfasst
  • Verlässlich - Angaben und spätere Korrekturen bleiben nachvollziehbar
  • Zugänglich - die benötigten Informationen können den jeweils Berechtigten bereitgestellt werden

Eine Excel-Lösung kann je nach Aufbau und internen Prozessen unterschiedlich ausgestaltet sein. In der Praxis wird sie bei mehreren Bearbeitern jedoch schnell unübersichtlich: Zeitstempel, Freigaben und spätere Änderungen müssen dann mit zusätzlichen Regeln sauber dokumentiert werden.

Wo Excel bei der Zeiterfassung an Grenzen stößt

Excel ist ein nützliches Werkzeug. Ohne ergänzende Prozesse entstehen im Arbeitsalltag jedoch häufig diese Schwachstellen:

  • Kein automatischer Zeitstempel beim Eintrag
  • Nachträgliche Änderungen sind ohne Zusatzprozess schwer nachzuvollziehen
  • Freigaben und Korrekturen müssen separat dokumentiert werden
  • Mobiler Zugriff für Außendienst-Mitarbeiter ist oft umständlich
  • Unsicherer Dateiaustausch kann Datenschutzrisiken verursachen
  • Unterschiedliche Dateiversionen erschweren Auswertungen und Nachweise

Warum eine nachvollziehbare Erfassung wichtig ist

Fehlende oder uneinheitliche Aufzeichnungen können betriebliche und rechtliche Fragen unnötig erschweren:

  • Rückfragen und Nacharbeit, wenn Beginn, Ende oder Pausen nicht eindeutig sind
  • Schwierige Nachweise bei Auseinandersetzungen über geleistete Arbeitszeit
  • Unklare Verantwortlichkeiten bei Korrekturen und Freigaben
  • Zusätzlicher Aufwand bei Lohnabrechnung oder Prüfungen

So unterstützt Arbeit360 bei der Arbeitszeitdokumentation

Digitale Zeiterfassung kann die organisatorische Umsetzung vereinfachen. Arbeit360 stellt dafür unter anderem folgende Funktionen bereit:

  • Jede Buchung wird mit Zeitstempel, IP-Adresse und Benutzer-ID gespeichert
  • Nachträgliche Korrekturen werden nachvollziehbar dokumentiert
  • Optional: GPS-Standort beim Einstempeln für Außendienst-Mitarbeiter
  • Daten sind für interne Auswertungen, Steuerberater und Lohnbüro exportierbar
  • Genehmigungs-Workflow für Korrekturen – keine einseitigen Änderungen

Gilt die Pflicht für alle Unternehmen?

Die vom BAG beschriebene Erfassungspflicht gilt grundsätzlich unabhängig von der Unternehmensgröße. Für bestimmte Tätigkeiten oder Beschäftigtengruppen können Besonderheiten und Ausnahmen bestehen. Deshalb sollte die konkrete Umsetzung für den eigenen Betrieb geprüft werden.

Auch bei Minijobbern, Teilzeitkräften und Aushilfen können allgemeine oder zusätzliche branchenspezifische Aufzeichnungspflichten relevant sein.

Fazit: Jetzt handeln – unkompliziert und günstig

Eine einheitliche Arbeitszeiterfassung ist schon heute ein wichtiges Organisationsthema. Kleine Unternehmen, die bisher mit Excel oder Zetteln arbeiten, können mit einer zentralen Lösung Buchungen, Korrekturen und Auswertungen leichter nachvollziehen.

Arbeit360 bietet mobile Zeiterfassung, Rollen und Berechtigungen sowie eine nachvollziehbare Korrekturhistorie - 6 Monate kostenlos testen – nur bis 30.09.2026 und ohne Zahlungsdaten.

Offizielle Informationen finden Sie beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales sowie in der Entscheidung 1 ABR 22/21 des Bundesarbeitsgerichts.